Vergabe-Wissen

Die Angebotsfrist ist der Stichtag, bis zu dem ein Unternehmen sein Angebot auf eine Ausschreibung abgeben muss. Nach Ablauf der Frist nimmt der Auftraggeber keine Angebote mehr an. Die Frist bestimmt damit, ob eine Ausschreibung für Sie noch offen ist oder nicht.

Ein CPV-Code ist die einheitliche EU-Klassifikationsnummer für den Gegenstand einer öffentlichen Ausschreibung. CPV steht für Common Procurement Vocabulary (Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge). Der Code ist achtstellig und hierarchisch aufgebaut: Die ersten Ziffern bezeichnen ein breites Themenfeld, die folgenden verfeinern es immer weiter. So lässt sich europaweit eindeutig sagen, was beschafft wird.

Ein Los ist ein abgegrenzter Teil eines größeren Auftrags, der eigenständig vergeben werden kann. Öffentliche Auftraggeber müssen umfangreiche Aufträge nach dem Losgrundsatz grundsätzlich aufteilen: nach Menge (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose). Dahinter steht die gesetzliche Vorgabe, mittelständische Interessen bei der Vergabe vornehmlich zu berücksichtigen — damit sich auch kleinere und spezialisierte Unternehmen um einzelne Lose bewerben können.

Ein öffentlicher Auftraggeber ist eine Stelle, die öffentliche Aufträge vergibt und dabei an das Vergaberecht gebunden ist. Dazu zählen vor allem Gebietskörperschaften wie Bund, Länder und Kommunen, aber auch bestimmte Einrichtungen des öffentlichen und privaten Rechts, die im Allgemeininteresse liegende Aufgaben erfüllen. Wer öffentlicher Auftraggeber ist, muss Aufträge ab einer bestimmten Größe transparent und im Wettbewerb ausschreiben.

Ein Schwellenwert ist eine Wertgrenze, die entscheidet, nach welchen Regeln ein öffentlicher Auftrag vergeben wird. Erreicht oder übersteigt der geschätzte Auftragswert den maßgeblichen Schwellenwert, gilt das EU-weite Vergaberecht (oberschwellig); liegt er darunter, gelten die nationalen Regeln (unterschwellig). Der Wert eines Auftrags bestimmt also, welches Verfahren und welche Transparenzpflichten greifen.

Eine öffentliche Ausschreibung ist die öffentliche Aufforderung eines öffentlichen Auftraggebers, Angebote für einen Auftrag abzugeben. Über solche Bekanntmachungen wird der Wettbewerb um öffentliche Aufträge organisiert: Unternehmen erfahren, was beschafft werden soll, und können sich darum bewerben. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, Aufträge ab einer bestimmten Größe öffentlich bekannt zu machen, damit sich der Wettbewerb daran beteiligen kann.

Nicht jedes Vergabeverfahren endet mit einem Zuschlag. Wird ein Verfahren ohne Auftragsvergabe beendet, ist es ergebnislos geblieben. Ein eng verwandter Begriff ist die Aufhebung: Der öffentliche Auftraggeber bricht ein Verfahren ab — etwa weil kein geeignetes Angebot einging, sich die Grundlage wesentlich geändert hat oder kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt wurde. In diesem Dashboard erscheinen solche Verfahren in der Phase Ergebnislos.

Eine öffentliche Ausschreibung durchläuft typische Stationen: eine optionale Vorinformation, die eigentliche Auftragsbekanntmachung mit Angebotsfrist und am Ende die Zuschlagsbekanntmachung mit dem Ergebnis. Nicht jede Vergabe beginnt mit einer Vorinformation, aber die Reihenfolge Vorinformation → Bekanntmachung → Zuschlag bildet den roten Faden eines Vergabeverfahrens ab.

Das Vergabeverfahren ist der geregelte Weg, auf dem ein öffentlicher Auftraggeber zu einem Auftrag kommt. Das Gesetz kennt mehrere Verfahrensarten: das offene Verfahren, das nicht offene Verfahren, das Verhandlungsverfahren, den wettbewerblichen Dialog und die Innovationspartnerschaft. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Unternehmen angesprochen werden und wie viel Spielraum für Verhandlungen besteht. Welche Verfahrensart zulässig ist, hängt vom Auftrag ab.

Eine Vorinformation (englisch Prior Information Notice, PIN) ist eine frühe, freiwillige Ankündigung eines öffentlichen Auftraggebers über eine geplante Beschaffung. Sie macht die Absicht eines künftigen Auftrags bekannt, oft Monate bevor die eigentliche Ausschreibung startet — und gibt Unternehmen damit Vorlauf, sich vorzubereiten.

Der Zuschlag ist die Entscheidung eines öffentlichen Auftraggebers, einen Auftrag an ein bestimmtes Unternehmen zu vergeben. Die Zuschlagsbekanntmachung (englisch Contract Award Notice, CAN) macht dieses Ergebnis öffentlich: dass vergeben wurde, an wen, und häufig zu welchem Wert. Sie ist die letzte Station im Lebenszyklus eines Vergabeverfahrens.

eForms ist der europäische Standard für elektronische Vergabe-Bekanntmachungen. Statt Freitext-Formularen geben Auftraggeber strukturierte Datenfelder an, sodass Bekanntmachungen maschinenlesbar und EU-weit vergleichbar werden. eForms-DE ist die deutsche Ausprägung dieses Standards. Für EU-weite Vergabeverfahren ist die Nutzung von eForms in Deutschland seit dem 25. Oktober 2023 verpflichtend.

Unterschwellige Ausschreibungen liegen unter den EU-Schwellenwerten und folgen nationalem Vergaberecht. Sie fließen in denselben gesetzlich vorgeschriebenen zentralen Dienst — den Datenservice Öffentlicher Einkauf (oeffentlichevergabe.de) — wie die EU-weiten Verfahren, sind also auffindbar. Ihr Format ist allerdings knapper: Viele unterschwellige Bekanntmachungen tragen keinen stabilen Verfahrensschlüssel und werden einzeln veröffentlicht, ohne maschinelle Verknüpfung zu späteren Bekanntmachungen desselben Verfahrens. Eine reale Gelegenheit bleibt es trotzdem — nur weniger strukturiert.

EU-weite (oberschwellige) deutsche Ausschreibungen müssen zusätzlich europaweit auf TED (Tenders Electronic Daily) bekannt gemacht werden. Der Weg führt über den Datenservice Öffentlicher Einkauf: Eine Vergabeplattform übermittelt die Bekanntmachung im Format eForms-DE an den Vermittlungsdienst; dieser validiert oberschwellige Bekanntmachungen und leitet sie an den eSender-Hub weiter; der eSender-Hub konvertiert sie in das Format eForms-EU und sendet sie an TED. Unterschwellige Verfahren durchlaufen diesen Weg nicht — sie bleiben national.

Deutsche öffentliche Ausschreibungen — von Bund, Ländern und Kommunen, ober- wie unterschwellig — werden über einen gesetzlich vorgeschriebenen zentralen Dienst konsolidiert: den Datenservice Öffentlicher Einkauf (oeffentlichevergabe.de). Diese Daten stehen allen offen: ohne Registrierung durchsuchbar und als Open Data in den Formaten eForms-DE, CSV und OCDS. Wirbt ein Anbieter mit '180+ Quellen', zählt er Portale, die in genau diesen zentralen Dienst einspeisen — die Zahl sagt also wenig über die Datenbasis aus.

Seit dem 1. Januar 2026 gelten für EU-weite Vergabeverfahren folgende Schwellenwerte: 5.404.000 Euro für Bauaufträge, 140.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberster und oberer Bundesbehörden, 216.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge sonstiger öffentlicher Auftraggeber und 432.000 Euro für Sektorenauftraggeber. Die Werte gelten für die Jahre 2026 und 2027.

Das Gesetz zur Beschleunigung der Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabebeschleunigungsgesetz) tritt am 1. Juli 2026 in Kraft. Es soll Vergabeverfahren einfacher, schneller und digitaler machen: Der Bund darf Leistungen bis 50.000 Euro (netto) per Direktauftrag beschaffen, Nachweispflichten werden durch Eigenerklärungen ersetzt, und mittelständische Interessen werden gestärkt. Der Losgrundsatz bleibt erhalten. Ein Teil des Gesetzes — der Wegfall der aufschiebenden Wirkung der sofortigen Beschwerde — ist verfassungsrechtlich umstritten und liegt in einem Parallelfall dem Bundesverfassungsgericht vor.