Vergabeverfahren im Überblick

Die Verfahrensarten nach dem Gesetz

Wie ein öffentlicher Auftrag vergeben wird, ist nicht beliebig. Für EU-weite (oberschwellige) Vergaben zählt § 119 GWB fünf Verfahrensarten auf. Sie unterscheiden sich vor allem darin, an wie viele Unternehmen sich der Auftraggeber wendet und wie viel verhandelt werden darf.

• Offenes Verfahren — der Auftraggeber fordert „eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten” auf. Jedes geeignete Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Das ist die transparenteste und häufigste Form.
• Nicht offenes Verfahren — der Auftraggeber wählt nach einer vorherigen öffentlichen Aufforderung zur Teilnahme „eine beschränkte Anzahl von Unternehmen nach objektiven, transparenten und nichtdiskriminierenden Kriterien” aus. Erst dieser engere Kreis darf dann ein Angebot abgeben. Dem eigentlichen Angebot ist also ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet.
• Verhandlungsverfahren — der Auftraggeber wendet sich mit oder ohne Teilnahmewettbewerb an ausgewählte Unternehmen, „um mit einem oder mehreren dieser Unternehmen über die Angebote zu verhandeln”. Hier ist Spielraum, die Angebote im Gespräch weiterzuentwickeln.
• Wettbewerblicher Dialog — ein mehrstufiges Verfahren, in dem der Auftraggeber zunächst mit den Bewerbern erörtert, mit welchen Mitteln sich sein Bedarf am besten decken lässt, bevor Angebote eingeholt werden. Es kommt vor allem bei komplexen Vorhaben zum Einsatz.
• Innovationspartnerschaft — gedacht für die „Entwicklung innovativer, noch nicht auf dem Markt verfügbarer” Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen mit anschließender Beschaffung.

Zwischen offenem und nicht offenem Verfahren kann der Auftraggeber grundsätzlich frei wählen (§ 119 Abs. 2 GWB); die übrigen Verfahren stehen nur unter besonderen gesetzlichen Voraussetzungen offen.

Und unterhalb der EU-Schwellenwerte?

Die obigen Begriffe gelten für oberschwellige, EU-weite Vergaben. Im großen unterschwelligen Bereich gelten die nationalen Vergaberegeln, die eigene, aber sinngemäß ähnliche Verfahrensarten kennen — etwa die Öffentliche Ausschreibung, die Beschränkte Ausschreibung, die Verhandlungsvergabe und, für kleine Beträge, den Direktauftrag. Die Logik ist dieselbe: vom breiten öffentlichen Aufruf bis zur direkten, formloseren Beauftragung. Den genauen rechtlichen Rahmen und die Wertgrenzen dieser nationalen Verfahren bilden wir hier bewusst nicht im Detail ab, weil sie je nach Vergabeordnung variieren — wichtig ist, dass es sie gibt und dass sie demselben Grundgedanken folgen.

Welche Verfahren in unseren Daten vorkommen

Theorie und Datenbestand sind zwei verschiedene Dinge — deshalb hier ehrlich, was die Bekanntmachungen in diesem Dashboard tatsächlich tragen. Mit Abstand am häufigsten ist das offene Verfahren: Es stellt zusammen mit seiner deutschen Variante den größten Teil aller Bekanntmachungen. Deutlich seltener, aber regelmäßig vertreten sind Verhandlungsverfahren (mit und ohne Teilnahmewettbewerb) sowie die nicht offenen / beschränkten Verfahren. Wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft kommen nur vereinzelt vor.

Das spiegelt die Realität wider: Das offene Verfahren ist der Normalfall, die verhandlungs- und dialogbasierten Verfahren sind den begründeten Ausnahmefällen vorbehalten.

So filtern Sie nach Verfahren

In der Suche gibt es den Filter Verfahren. Er fasst die vielen einzelnen, technischen eForms-Codes zu wenigen verständlichen Familien zusammen — etwa „Offenes Verfahren”, „Nichtoffenes Verfahren” oder „Verhandlungsverfahren (mit Aufruf)”. Wählen Sie eine Familie, sucht das Dashboard alle dazugehörigen Code-Varianten gleichzeitig.

Denselben Filter finden Sie nicht nur in der Weboberfläche, sondern auch in der Programmierschnittstelle (REST-API) und im MCP-Server für KI-Assistenten — überall unter dem Namen procurement_method. Wer mit einem Assistenten arbeitet, kann also gezielt nach Verfahrensarten filtern lassen.

Warum ist das für Sie wichtig?

Die Verfahrensart sagt Ihnen schon vor dem ersten Blick in die Unterlagen viel über den zu erwartenden Aufwand:

• Offenes Verfahren — Sie können direkt ein Angebot abgeben, treten aber gegen ein offenes Feld an.
• Nicht offenes / Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb — zuerst müssen Sie sich für die Teilnahme qualifizieren, bevor Sie anbieten. Das ist ein zweistufiger Aufwand, dafür ist der Bieterkreis enger.
• Verhandlungsverfahren — rechnen Sie damit, dass Ihr Angebot Gegenstand von Verhandlungen wird; Flexibilität zahlt sich aus.

Über den Verfahrensfilter können Sie Ihre Suche genau auf die Verfahrenstypen ausrichten, die zu Ihrer Arbeitsweise passen.